Le FAQ sulla Fatturazione Elettronica

1) Fatturazione Elettronica: Come funziona in breve?

Vediamo brevemente le caratteristiche che ci vengono richieste per adempiere agli obblighi della Fatturazione Elettronica:

  1. È necessario inviare la Fattura telematica attraverso l’SDI in formato XML;
  2. Ogni fattura, inviata o ricevuta, deve essere munita di Riferimento Temporale, della Firma (qualificata o digitale), e infine dev’essere indicato l’indirizzo della Mail PEC o del codice Identificativo del Destinatario.
  3. Conservazione a norma: Il decreto “Legge di Bilancio 2018” rende obbligatoria l’archiviazione delle fatture emesse e ricevute.

Capito come funziona, scendiamo più nel dettaglio dell’argomento.

2) È vero che tutte le Fatture devono essere inviate entro le ore 24 del giorno in cui ho emesso la fattura?

La Legge di Bilancio 2018 fa una chiara distinzione tra “Fattura Immediata” e “Fattura Differita”.
Come dice la parola stessa, nel primo caso il documento deve essere trasmesso nel momento in cui si effettua l’operazione, per tanto è necessario inviare le fatture entro le ore 24 del giorno in cui si “stacca” la fattura; al contrario, nel secondo caso, è ancora possibile emettere una Fattura riepilogativa con TUTTE le operazioni eseguite allo stesso Cliente.

La Fattura differita può ancora essere emessa il 15 del mese successivo rispetto le innumerevoli operazioni eseguite per lo stesso Cliente, è compito però, del fornitore indicare il mese di riferimento per la corretta liquidazione nel momento di Compilazione del Registro IVA Vendite.
Nonostante non sia specificato, è comunque necessario trasmettere la Fattura differita entro le ore 24 rispetto la data di emissione indicata nella fattura stessa.

Riepilogando: La “fattura immediata” è da emettere entro le ore 24 dall’emissione della fattura, la “fattura differita” può ancora essere emessa a metà mese, ma comunque inviata entro le ore 24 dalla data di emissione indicata.

Aggiornamento dell’ultimo secondo: pare che il tempo di invio verrà aumentato da 24h a 10 giorni, ad oggi però è solo una supposizione, nulla di confermato.

3) Data del Documento e invio: c’è una tollerabilità nella trasmissione delle fatture nelle ore 24?

Al momento le prime Aziende che hanno già introdotto nella loro realtà la fatturazione elettronica hanno notato che sembrerebbe non esserci nessun tipo di controllo da parte dello SDI tra i legami della data di creazione della fattura e del relativo Invio.

Il Sistema di Interscambio infatti attualmente verifica i seguenti parametri:

  1. Nomenclatura e unicità del file trasmesso;
  2. Dimensioni del file;
  3. Integrità del documento (se è firmato) e autenticità del certificato di firma (se presente);
  4. Conformità del formato della fattura;
  5. Coerenza e validità del contenuto della Fattura;
  6. Unicità e recapito della fattura;
  7. Data di Emissione

In quest’ultimo punto, lo SDI verifica che la data di emissione (indicata nella sezione “Dati Generali”) NON sia successiva alla data di ricezione del file stesso.
Per il momento sembrerebbe non esistere un controllo specifico che verifichi se sono state rispettate le ore di emissione della fattura; tuttavia la tardiva fatturazione è punibile e sanzionabile.

In breve: Il Sistema di Interscambio controlla la data di Emissione della fattura, che deve essere antecedente o coincidente con la data di emissione, ma non verifica che siano state rispettate le ore 24 del giorno.

4) Fattura Differita: posso ancora farla?

Come già anticipato prima, la trasmissione della fattura differita resta valida, ma con qualche piccola modifica e accorgimento.
L’invio della fattura deve avvenire entro le ore 24 della data di emissione, non sarà quindi più possibile emettere delle fatture in una data successiva indicando le date precedenti.

Nel caso di specifiche tecniche da allegare alla fattura stessa, il provvedimento specifica che le dimensioni del file non può superare i 2MB. Resta possibile inserire più Ddt rispettando le dimensioni massime consentite.

La fattura differita resta possibile il 15 del mese, ma facendo attenzione alla data di emissione che deve rispettare l’invio entro le ore 24 del giorno stesso.

5) Fisco e Correzioni: come funziona se la fattura viene rifiutata dalla PA e devo correggerla?

A livello fiscale, la fattura elettronica viene considerata emessa nonostante il rifiutoda parte della PA (infatti resta valida la facoltà di rifiuto entro i 15 giorni da parte del destinatario).

Nel caso di rifiuto, il fornitore dovrà emettere una “Nota di Variazione”. Quest’ultima deve necessariamente passare per lo SDI ed essere conservata Digitalmente come qualsiasi altra fattura.

Inoltre, nel caso la fattura fosse già stata registrata a livello contabile, il cedente/prestatore dovrà solamente annotare la variazione contabile senza trasmettere di nuovo la Nota di Variazione allo SDI.

Riassumendo: è necessaria la sola correzione contabile, se è già stata registrata. Nel caso la fattura venisse rifiutata, l’emissione della stessa è comunque valida ai fini fiscali.

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6) FORNITORI: come protocollo la Fattura Elettronica e Cartacea?

Supponiamo tu sia un’impresa di Autotrasporti in contabilità ordinaria, sicuramente hai già attivato la Fatturazione Elettronica, ma ti ritrovi ancora a ricevere anche fatture cartacee: cosa devi fare? L’Articolo 25 del Dpr 633/1972, relativo alla registrazione degli acquisti, non prevede nessuna distinzione tra i due tipi di fattura.

Nemmeno il più recente Dm del 17 Giugno 2014 stabilisce con chiarezza come gestire le due diverse tipologie di fatturazione, che al momento sembrerebbero continuare a coesistere. Tuttavia, quest’ultimo stabilisce con chiarezza che indipendentemente dal tipo di fattura (elettronico o cartaceo), il documento deve essere Conservato per mantenere una corretta registrazione contabile. Il contribuente ha il compito di scegliere la soluzione più idonea ed assicurare che i numeri progressivi di protocollazione vengano rispettati.

Indipendentemente dal tipo di fattura, elettronica o cartacea, è necessario conservare il documento rispettando i progressivi ai fini di una corretta registrazione contabile.

7) CONSUMATORI: Cosa devo fare se mi rivolgo ai Clienti Finali?

Nel caso la tua Azienda si rivolga direttamente al Consumatore Finale, è necessario comunque trasmettere il documento allo SDI(Sistema di Interscambio).
In questo caso, il Fornitore del bene o del servizio dovrà inserire il codice convenzionale “0000000” nel campo “codice destinatario” al momento dell’invio della fattura.

È Compito del cedente/prestatore consegnare direttamente al consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica stessa, comunicando al cliente che lo stesso documento è a sua disposizione all’interno dell’Area Riservata nel sito web delle Entrate.

Con la Legge di Bilancio 2018 è prevista la possibilità di rinuncia della copia elettronica/cartacea della fattura da parte del consumatore finale.

8) IMPOSTA DI BOLLO: come funzionerà con le fatture elettroniche?

Per la Gestione dell’imposta di Bollo virtuale, è necessario che il Contribuente indichi all’interno del suo file XML, in corrispondenza del campo “Dati bollo” –> “Dati generali Documenti” che il bollo è stato assolto; il provvedimento del 30 Aprile 2018 specifica che il campo “dati bollo” sarà composto così:

  • Bollo Virtuale: formato alfanumerico il cui valore è “SI” (indicando appunto l’assolvimento dello stesso);
  • Importo bollo: il valore dell’imposta di bollo.

Successivamente alla compilazione dei valori indicati, sarà necessario procedere entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale a un unico pagamento di tutti gli importi inseriti attraverso il modello F24 telematico.

Nel caso la tua Azienda non avesse i permessi per l’assoluzione del bollo virtuale, l’imposta dovrà essere assolta dal cedente/prestatore il quale dovrà valorizzare sul formato XML della fattura gli appositi spazi e dovrà pagare l’imposta complessivo dell’anno entro i 120 giorni dalla conclusione del periodo d’imposta: dunque non sarà più necessario apporre la marca da bollo.

Per la gestione delle imposte di bolle virtuali, dovrai indicare l’assoluzione, nel caso non fossi abilitato dall’Agenzia delle Entrate, l’imposta di bollo dovrà essere assolto dal cedente stesso.

9) Le Autofatture emesse per il Versamento dell’IVA sugli omaggi, per cui non è stata applicata la Rivalsa, resta Cartacea?

Tutti i Contribuenti, con l’arrivo della Fatturazione Elettronica tra privati, sono obbligati ad inviare al Sistema di Interscambio, anche le autofatture emesse per gli omaggi. In questo caso il Contribuente, al momento dell’utilizzo del Codice “TD20” previsto solo per la regolarizzazione, deve compilare una semplice Fattura inserendo i dati dell’operatore risultando sia cedente che cessionario.

Tutte le autofatture emesse per gli omaggi devono essere inviate al SDI.

10) MINIMI e FORFETTARI: Come devo registrare le Fatture?

Su questo tema ci sono molte domande, per esempio: come avverrà la gestione del registro Iva? La detraibilità dell’Iva può avvenire quando viene notificata la ricevuta di consegna, ma come regolarsi con le fatture dei fornitori che fruiscono del regime minimo o forfettario? Nel caso, la consegna è tradizionale e la contabilizzazione viene presa in visione dalla stessa, ma il Registro IVA dovrà essere univoco o dovremo separare le fatture elettroniche da quelle ricevute con il vecchio sistema?
Per tutti questi dubbi l’Agenzia delle Entrate è molto chiara e concisa: la tenuta dei registri IVA acquisti/vendite non subisce modifiche rispetto quanto fatto finora, poiché è necessario emettere la fattura sia in formato elettronico che in formato cartaceo.

Verso minimi e/o forfettari le modalità di fatturazione non cambiano le modalità di registrazione.

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11) Posso annullare l’invio delle fatture elettroniche allo SDI entro una certa data?

Sappiamo che lo SDI effettua i controlli prima di confermarne l’effettiva emissione: esiste una sola casistica per la quale è possibile procedere con l’annullamento della fattura.

Se la fattura inviata NON passa i controlli dello SDI, poiché non correttamente compilata, la Fattura si considera NON emessa: pertanto il fornitore può procedere con la ri-trasmissione della stessa, correggendo i campi, senza attuare particolari protocolli.

Al contrario, se viene inviata una fattura e questa passa i controlli dello SDI, con relativa notifica di “ricevuta consegna”, il trasmettente dovrà emettere una “Nota di variazione” che passerà a sua volta sempre il SDI.
Il trasmittente, attraverso i codici “TD04” e “TD05”, identificherà se si tratta di una nota di credito, o al contrario di una nota di debito.

Va sottolineato, che in caso di scarto della “nota di variazione”, la Fattura precedentemente inviata NON perde di validità: in questo caso il trasmittente dovrà inviare nuovamente la “nota di variazione” entro 5 giorni effettivi.

Se la fattura viene scartata dallo SDI, posso inviare ancora la fattura; al contrario se la fattura viene correttamente processata devo emettere una “nota di variazione” che dovrà passare i controlli dello SDI. Nel caso la “nota di variazione” venisse scartata, posso correggere quest’ultima entro 5 giorni effettivi.

12) Dove trovo le date di Ricezione delle Fatture Elettroniche?

Nel caso in cui la fattura sia stata correttamente processata dallo SDI, il Sistema stesso procede con l’invio del documento al ricevente. Successivamente, sempre lo SDI inoltra al trasmittente una notifica di “ricevuta di consegna”, all’interno della quale viene indicata anche la data di ricezione della fattura da parte del destinatario.

La data di ricezione della fattura è contenuta all’interno della “ricevuta di consegna” visibile al trasmittente della stessa.

13) Come regolo i pagamenti delle fatture elettroniche, se le date di recezione sono differenti a seconda dei canali d’invio?

Il provvedimento del 30 Aprile 2018 precisa che in relazione al canale scelto per l’invio della fattura, la ricezione della stessa varia. Infatti la data di Ricezione del Documento al cliente coincide con la data in cui lo SDI recapita la Fattura.

Vediamo insieme le date di ricezione in relazione ai diversi canali scelti:

  • Canale PEC: la data indicata nella ricevuta di consegna inviata allo SDI dal gestore della Pec del Ricevente;
  • Servizio SDICoop: la data e l’ora presenti all’interno della “response”;
  • Canale SDIFtp: la data e l’ora in cui termina con successo la trasmissione della fattura;
  • Mancato Recapito: la data di presa visione da parte del cessionario/committente della fattura sul sito web dell’Agenzia delle Entrate;
  • Per i soggetti esonerati: la data di messa a disposizione all’interno dell’”Area Riservata” nel sito web dell’Agenzia delle Entrate.

Ai fini della gestione del pagamento, la data di ricezione della fattura non è l’unico parametro da considerare: infatti, è importante stabilire a livello contrattuale le condizioni di pagamento, ed eventualmente inviare in modo autonomo la richiesta di pagamento.

A seconda del canale utilizzato per la ricezione delle fatture elettroniche, variano le condizioni di pagamento, pertanto è importante stabilire nel contratto quando deve avvenire il pagamento stesso.

14) FIRMA DIGITALE: è vero che le fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente firmate?

No. È richiesto di apporre la firma digitale solo in caso di emissione della fattura verso la Pubblica Amministrazione; nei rapporti tra B2B e B2C non è richiesta l’apposizione della firma nel documento.
In caso di emissione di Fattura verso PA, la firma Digitale deve essere qualificata: ovvero deve essere in grado di dare un valore al campo “signinig time” (identificando la data e l’ora di “siglatura”), e il campo “time zone” (il parametro di riferimento temporale).
Nel caso in cui la fattura, firmata digitalmente venisse scartata dallo SDI la fattura NON viene considerata Emessa.

La Firma Digitale non è sempre obbligatoria; in caso di scarto dallo SDI la fattura NON viene considerata emessa.

15) FIRMA DIGITALE NEL B2B: una Srl può usare una qualsiasi Firma Digitale oppure è necessaria la firma dell’amministratore o dei delegati?

A differenza di quanto avviene nei confronti della Pubblica Amministrazione, la Legge di Bilancio 2018 dichiara che nei rapporti tra Aziende (quindi nel B2B) NON vi è obbligo di utilizzo della Firma Digitale.
Nel caso di utilizzo, lo SDI ne verificherà la validità; se il Sistema rilevasse la NON conformità della firma apposta procederà con lo scarto della fattura.
I formati riconosciuti dal sistema di interscambio sono i seguenti:

  • CADES-BES (Cms Advanced Electronic Signatures) come previsto dalla normativa vigente e Certificato di utilizzo rilasciato dall’Agenzia delle Entrate;
  • XADES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) come previsto dalla normativa vigente.

La firma dovrà appartenere a colui che emette la fattura:

  • Al cedente/prestatore se sta direttamente emettendo la fattura;
  • Al Rappresentate legale se è il caso di una Società;
  • Al terzo incaricato se ha ricevuto l’opportuna delega da parte del cedente/committente;

Ad ogni modo, indipendentemente da chi appone la firma sul documento, la Responsabilità Fiscale resta in capo al cedente/prestatore.

Nei rapporti tra B2B, la firma Digitale nella fattura NON è obbligatoria, a differenza dei rapporti nei confronti della Pubblica Amministrazione che è necessaria.
La Responsabilità Fiscale resta in capo del cedente/prestatore, a prescindere da chi pone la firma nel Documento.

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16) La Fatturazione Elettronica emessa verso i paesi Esteri dovrà avere una “numerazione progressiva dedicata”?

Il Sistema di Interscambio (SDI) non è un Software Gestionale, ma un semplice “Conduttore”; per questo motivo il SDI non procederà con alcun controllo circa la progressività del numero di protocollo delle Fattura finora inviate del Ciclo Attivo.

Facciamo un esempio, per capire meglio cosa ci è richiesto in questo caso dalla Fatturazione Elettronica 2019:
Avete appena emesso una Fattura ad un vostro Cliente di Roma con progressivo numero 163; poco dopo avete eseguito la consegna di un vostro prodotto ad un Cliente di New York, emettendo la fattura cartacea (poiché soggetto non residente in suolo Italiano), quest’ultima avrà il progressivo numero 164.

L’Agenzia delle Entrate, dunque stabilisce che per le Fatture Estere non è necessaria nessun tipo di Numerazione differente, ma deve seguire la normale progressione crescente.

La Conversione della Fattura Analogica (ovvero quella cartacea), emessa verso soggetti non residenti, non stabiliti e/o non identificati in Italia dovrà continuare con la naturale progressione delle fatture.

L’emissione delle fatture verso soggetti non residenti o non stabiliti in Italia ha lo stesso numero di protocollo progressivo in successione a quelle Italiane senza nessuna “numerazione dedicata”.

17) Fattura intracomunitaria: posso mantenere ancora in formato cartaceo/pdf le informazioni aggiuntive anche se non contenute nell’XML inoltrato allo SDI?

A partire dal 1° Gennaio 2019 le Fatture Intracomunitarie saranno soggette alla nuova comunicazione dell’esterometro.
L’invio della Fattura al SDI è un mero invio di dati, salvo che il Residente estero non scelga di accreditarsi al Sistema di Interscambio stesso.

Il Fornitore, quindi, procederà nelle stesse modalità utilizzate finora, inserendo e inviando in modo tradizionale tutte le ulteriori informazioni necessarie per gli adempimenti interni.

Nelle fatture Intracomunitarie resta la possibilità di inserire i dati aggiuntivi in formato cartaceo e/o in PDF.

18) DOGANE: Cosa devo fare?

Supponiamo che la tua Azienda stia emettendo una fattura attiva, verso una persona giuridica Italiana, ma con la consegna all’estero: come deve procedere?
In questo caso, l’incaricato dell’Ufficio Amministrativo emetterà, verso il Cliente Nazionale, la fattura elettronica trasmettendola al Sistema di Interscambio.

Una volta che la merce arriva in Dogana, sarà necessario presentare la Fattura Pro-Forma, che coincide con la copia identica della Fattura precedentemente trasmessa al SDI.
In questo modo avverrà sia lo sdoganamento della merce sia la fatturazione della merce.

Per l’Export della merce, alla Dogana è possibile presentare la copia della Fattura procedendo con la consegna.

19) Sono un Soggetto NON residente, ma identificato in Italia, come devo gestire la Fatturazione Elettronica?

Per questa casistica, attualmente c’è un grande contrasto tra la normativa Nazionale e quella Comunitaria.
La Circolare 13/E/2018, specifica sul piano interpretativo, che i soggetti che rientrano in questa particolare casistica, sono esclusi dall’obbligo della Fattura Elettronica.

Dunque dal 1° Gennaio 2019 ci troveremo in questa situazione:
l’obbligo della fattura elettronica tra privati entrerà in vigore; non sarà più necessario inviare lo spesometro; l’opzione prevista dal Dlgs 127/2015 viene meno perché l’invio telematico dei corrispettivi resta limitato.
L’identificato, quindi è escluso dall’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, ma comunque, questo non esclude che lo stesso si assoggetti all’obbligo.

Nel caso l’identificato scelga di introdurre la Fatturazione Elettronica, potrà usufruire dei vantaggi della riduzione a due anni dei termini di accertamento, purché tracci tutti i pagamenti fatti e ricevuti per valori superiori a € 500,00.

Con la Fatturazione Elettronica, i soggetti esteri potranno godere di una riduzione degli accertamenti.

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Ogni soluzione nasce dall’insieme di esperienze, professionalità, capacità progettuali e di innovazione: valori che hanno fatto la storia e l’anima di un gruppo che affronta ogni giorno, con entusiasmo e determinazione, le sempre nuove sfide del mercato.

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